De wet gaat standaard uit van fysieke aanwezigheid van ‘vergadergerechtigden’. Dit is echter door de huidige Coronacrisis niet langer wenselijk en/of mogelijk. In de statuten kan worden opgenomen dat vergaderen via een elektronisch communicatiemiddel tot de mogelijkheden behoort. Als een dergelijke mogelijkheid niet in de statuten is opgenomen, dan biedt de spoedwet ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid soelaas. Deze wet is in werking getreden op 24 april 2020 en voorziet onder andere in de (tijdelijke) mogelijkheid voor verenigingen, coöperaties, naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen om te vergaderen én te stemmen via elektronische weg.
Welke voorzieningen biedt de wet voor een B.V.?
In de noodwet is bepaald dat het bestuur van een B.V. kan bepalen dat een algemene vergadering uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg en dat enkel via een elektronisch systeem kan worden gestemd. In de oproepingsbrief dient melding te worden gemaakt van het feit dat de vergadering langs elektronische weg zal geschieden. Tot 48 uur vóór de vergadering kan het bestuur aangeven dat langs elektronisch weg zal worden vergaderd en gestemd. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om ervoor te zorgen dat iedere vergadergerechtigde de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kan bijwonen en dat hij of zij vooraf en, indien mogelijk, gedurende de vergadering vragen kan stellen. Het bestuur dient de vragen uiterlijk ten tijde van de (elektronische) vergadering te beantwoorden. De beantwoording van de vragen dient tevens op de website van de vennootschap te worden geplaatst dan wel dienen aandeelhouders na afloop van de vergadering op andere schriftelijke wijze van beantwoording van hun vragen te worden voorzien.
De N.V., vereniging en stichting kennen een sterk gelijke bepaling.
Behoudens tegenbericht vervalt de wet op 1 september aanstaande, tenzij deze datum (steeds) met twee maanden wordt uitgesteld.
Meer weten over dit onderwerp? Stuur gerust een e-mail!