Op aanmaningen en ingebrekestellingen verschijnen ze vaak; de buitengerechtelijke (incasso)kosten . Dit zijn de kosten die een schuldeiser moet maken om een schuldenaar tot betaling te manen. Hoewel deze kosten vaak in rekening worden gebracht, zijn deze niet altijd daadwerkelijk verschuldigd. Ook worden deze kosten vaak ‘fout’ in rekening gebracht. Hieronder een kort overzicht.
Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen handelscontracten (tussen ondernemingen) en consumententransacties (tussen ondernemingen en consumenten/particulieren). Bij handelscontracten geldt hetgeen partijen daarover hebben afgesproken. Het is dus mogelijk om zelf afspraken te maken over de buitengerechtelijke kosten. Worden deze afspraken niet gemaakt, dan geldt de wettelijke staffel.
Wat veel ondernemers niet weten is dat, zelfs als er geen kosten zijn gemaakt, bij te late betaling er altijd € 40,- verschuldigd is. Zelfs als er maar één dag te laat is betaald, kan aanspraak worden gemaakt op de verhoging van € 40,-. Let op: dit geldt alleen bij handelscontracten.
Bij consumenten is het een stuk ingewikkelder. Zo is het onmogelijk om af te wijken van de wettelijke staffel. Een ondernemer kan niet met een consument bindende afspraken maken over de buitengerechtelijke kosten. Ook is het moeilijker om daadwerkelijk aanspraak te kunnen maken op deze kosten. Hiervoor gelden veel strengere eisen dan bij handelscontracten. Het komt erg vaak voor dat de buitengerechtelijke kosten bij consumenten verkeerd worden aangezegd. Bijvoorbeeld doordat een verkeerde termijn wordt gehanteerd. Het gevolg daarvan is dat de buitengerechtelijke kosten niet verschuldigd zijn. Het is dus belangrijk om bij de incassering van vorderingen, zowel als schuldeiser als schuldenaar, er goed op te letten dat aan alle voorden is voldaan.